Trong một hệ thống bán hàng, bạn có thể gặp thông tin khách hàng, danh sách đơn, tình trạng giao hàng và báo cáo kết quả theo tuần.
Tất cả đều là dữ liệu, nhưng mỗi nhóm phục vụ những câu hỏi khác nhau. Hiểu được sự khác biệt giúp Solution Builder xác định cần lưu gì, cập nhật ở đâu và đưa thông tin nào đến người sử dụng.
Bốn nhóm thường gặp là master data, transactional data, operational data và analytical data.
Hãy theo một đơn hàng để hiểu từng nhóm.
Một đơn hàng, nhiều nhu cầu sử dụng dữ liệu
Khách hàng Lan đặt mua ba chiếc ghế.
Nhân viên bán hàng cần tìm đúng khách hàng và sản phẩm để tạo đơn. Kho cần biết chuẩn bị bao nhiêu chiếc. Người điều phối cần theo dõi đơn đã sẵn sàng giao chưa. Cuối tuần, quản lý muốn biết bao nhiêu đơn được giao đúng hạn.
Cùng một hoạt động bán hàng, mỗi người cần một phần thông tin để thực hiện công việc của mình.
1. Master data: Thông tin về các đối tượng dùng chung
Master data là dữ liệu tương đối ổn định về những đối tượng như khách hàng và sản phẩm.
Trong ví dụ này, có thể gồm:
-
Hồ sơ khách hàng Lan: mã khách hàng, tên, số điện thoại.
-
Thông tin sản phẩm: mã ghế, tên, quy cách.
Những thông tin này được sử dụng trong nhiều lần bán hàng. Khi Lan mua thêm vào tháng sau, nhân viên có thể tìm lại hồ sơ khách hàng đã có.
Một câu hỏi quan trọng khi thiết kế là: làm sao biết hai lần mua thuộc về cùng một khách hàng?
Nếu mỗi nhân viên nhập tên theo một cách, hệ thống có thể xuất hiện “Lan”, “Chị Lan” và “Lan Nguyễn” cho cùng một người. Việc tra cứu lịch sử mua sẽ khó hơn.
Master data cần cách nhận diện nhất quán và người chịu trách nhiệm cập nhật. “Tương đối ổn định” vẫn cho phép thay đổi, chẳng hạn khi khách đổi số điện thoại.
2. Transactional data: Dữ liệu phát sinh từ giao dịch
Transactional data ghi nhận những sự kiện nghiệp vụ như đặt hàng, thanh toán hoặc giao hàng.
Khi Lan đặt mua, team tạo đơn DH-001, ghi nhận:
-
Khách hàng đặt mua.
-
Sản phẩm và số lượng.
-
Đơn giá áp dụng cho lần mua này.
-
Ngày đặt và địa chỉ giao của đơn.
Nếu Lan mua thêm lần nữa, đó là một đơn hàng mới. Hai đơn cùng liên quan đến Lan nhưng có thể khác sản phẩm, số lượng, giá và địa chỉ nhận.
Điểm cần chú ý là thông tin dùng chung và thông tin của từng giao dịch có thể cần được lưu theo cách khác nhau.
Ví dụ, Lan cập nhật địa chỉ trong hồ sơ khách hàng sau khi DH-001 đã được giao. Team vẫn cần tra cứu được địa chỉ đã sử dụng cho đơn cũ. Khi thiết kế, cần xác định thông tin nào lấy từ hồ sơ hiện tại, thông tin nào cần ghi nhận riêng tại thời điểm giao dịch.
3. Operational data: Dữ liệu phục vụ công việc đang diễn ra
Operational data giúp người làm biết tình hình hiện tại và việc cần xử lý tiếp.
Với DH-001, người điều phối có thể cần xem:
-
Đơn đang chờ chuẩn bị hay đã sẵn sàng giao?
-
Ai đang phụ trách?
-
Hạn giao là khi nào?
-
Có đủ hàng để thực hiện đơn không?
Đầu giờ sáng, người điều phối mở danh sách “Đơn cần giao hôm nay” để phân công. Kho xem những đơn đang chờ chuẩn bị để lấy hàng.
Những thông tin này cần được cập nhật kịp thời. Nếu kho đã chuẩn bị xong nhưng trạng thái vẫn chưa đổi, người điều phối có thể tiếp tục chờ hoặc hỏi lại.
Câu hỏi thiết kế ở đây là: người dùng cần biết gì ngay lúc này để đưa công việc đi tiếp?
4. Analytical data: Dữ liệu phục vụ báo cáo và phân tích
Analytical data được sử dụng để nhìn kết quả, xu hướng và những điểm cần cải thiện.
Cuối tuần, quản lý có thể muốn biết:
-
Bao nhiêu đơn đã giao thành công?
-
Tỷ lệ giao đúng hạn là bao nhiêu?
-
Thời gian từ lúc đặt đến lúc giao thường kéo dài bao lâu?
-
Công việc hay bị chậm ở bước nào?
Để trả lời, cần kết hợp dữ liệu từ nhiều đơn và xác định cách tính.
Chẳng hạn, trước khi tính “tỷ lệ giao đúng hạn”, team cần thống nhất mốc hạn giao dùng để đối chiếu và những đơn được đưa vào phép tính. Nếu mỗi người hiểu một cách, cùng một dữ liệu vẫn có thể cho ra các báo cáo khác nhau.
Câu hỏi thiết kế là: người quản lý cần đánh giá điều gì và dữ liệu nào giúp trả lời được?
Đặt bốn nhóm cạnh nhau
| Nhóm dữ liệu | Ví dụ trong case bán hàng | Câu hỏi phục vụ |
|---|---|---|
| Master data | Hồ sơ Lan, thông tin sản phẩm ghế | Khách hàng và sản phẩm nào? |
| undefined | ---- | ---- |
| Transactional data | Đơn DH-001 mua ba chiếc ghế | Lần mua này gồm những gì? |
| undefined | ---- | ---- |
| Operational data | DH-001 đang chờ giao, có người phụ trách và hạn giao | Việc gì cần xử lý tiếp? |
| undefined | ---- | ---- |
| Analytical data | Tỷ lệ giao đúng hạn của các đơn trong tuần | Kết quả đang tốt đến đâu? |
| undefined | ---- | ---- |
Một dữ liệu có thể phục vụ nhiều mục đích
Bốn nhóm trên giúp nhìn rõ vai trò của dữ liệu. Khi thiết kế hệ thống, chúng có thể liên quan và giao nhau.
Ví dụ, đơn DH-001 là một giao dịch. Khi xuất hiện trong danh sách đơn đang chờ giao, thông tin của nó phục vụ vận hành. Khi được đưa vào phép tính tỷ lệ giao đúng hạn, nó trở thành đầu vào cho phân tích.
Vì vậy, việc phân loại cần gắn với câu hỏi người dùng muốn trả lời. Một màn hình dashboard cũng có thể phục vụ theo dõi công việc hiện tại hoặc phân tích kết quả, tùy nội dung hiển thị.
Solution Builder nên bắt đầu từ đâu?
Trước khi thêm bảng hoặc trường thông tin, hãy làm rõ:
-
Những đối tượng nào được dùng lại qua nhiều lần làm việc?
-
Mỗi giao dịch cần ghi nhận thông tin gì?
-
Người xử lý cần biết gì ở từng thời điểm?
-
Báo cáo cần dùng dữ liệu nào và tính theo quy tắc nào?
Sau đó, xác định nguồn dữ liệu và người cập nhật. Cách làm này giúp tránh nhập lại thông tin ở nhiều nơi và giảm việc tổng hợp thủ công khi cần báo cáo.