HR, Sales, Marketing, Operations, Finance đều có bài toán để Solution Builder tham gia. Nhưng nếu chỉ nhìn vào tên phòng ban, bạn sẽ khó thấy công việc của vai trò này thực sự bắt đầu ở đâu.
Hãy nhìn vào lúc một việc đi từ tay người này sang tay người khác.
HR xác nhận nhân viên mới sẽ đi làm thứ Hai. IT chưa nhận được yêu cầu cấp tài khoản. Quản lý nghĩ HR đã gửi lịch onboarding. Sáng thứ Hai, nhân viên đến nơi và cả ba bên mới bắt đầu hỏi nhau.
Điểm cần tìm hiểu ở đây là: Sau khi ứng viên xác nhận nhận việc, thông tin được chuyển cho ai? Mỗi người cần hoàn thành việc gì trước ngày bắt đầu? Nếu ngày nhận việc thay đổi, ai cập nhật cho các bên còn lại?
Một Solution Builder có thể cùng HR, IT và quản lý đi qua tình huống đó, làm rõ trách nhiệm từng bên rồi thiết kế cách tiếp nhận, bàn giao và theo dõi công việc.
Mỗi phòng ban có một điểm gãy khác nhau
Sales: Khách đã đồng ý báo giá, nhưng hồ sơ vẫn nằm giữa người duyệt giá, người làm hợp đồng và team triển khai. Khách hỏi tiến độ, Sales phải nhắn từng người để tìm câu trả lời.
Marketing: Nội dung đã qua nhiều lượt góp ý. Đến giờ đăng, người phụ trách chưa biết bản nào được chốt và ai có quyền duyệt cuối.
Operations: Yêu cầu được gửi qua chat, email và lời nói trực tiếp. Lead không nhìn thấy tổng số việc đang chờ, việc nào quá hạn hay ai đang giữ việc.
Finance: Hồ sơ thanh toán bị trả về vì thiếu chứng từ. Người gửi bổ sung rồi lại nhận thêm một yêu cầu khác. Cả hai bên mất thời gian qua nhiều vòng sửa.
Những tình huống này cho Solution Builder một điểm bắt đầu cụ thể. Họ quan sát công việc đang chạy, hỏi người trực tiếp tham gia và mô tả rõ tình huống gây tắc nghẽn.
Solution Builder sẽ làm gì tiếp?
Lấy case thanh toán làm ví dụ. Trước khi thiết kế giải pháp, Solution Builder cần cùng Finance và người gửi hồ sơ làm rõ:
-
Mỗi loại đề nghị thanh toán cần thông tin, chứng từ nào?
-
Ai kiểm tra hồ sơ và dựa trên điều kiện gì để duyệt hoặc trả về?
-
Khi hồ sơ bị trả về, người gửi thấy rõ lý do và phần cần bổ sung chứ?
-
Sau khi bổ sung, hồ sơ quay lại người nào?
-
Team sẽ đo kết quả cải tiến bằng thời gian xử lý hay số lần hồ sơ bị trả về?
Từ câu trả lời, team có thể bắt đầu bằng một phần việc vừa đủ: chuẩn hóa thông tin đầu vào, làm rõ trạng thái và lý do trả về, rồi thử với các hồ sơ thường gặp. Nếu cách làm mới giúp giảm số vòng bổ sung và thời gian chờ, team có cơ sở để mở rộng tiếp.
Ở một dự án thực tế, Solution Builder cũng cần làm việc cùng người hiểu nghiệp vụ, người quản lý quy trình và các team liên quan như IT, Data hoặc Compliance khi bài toán đụng đến tích hợp, quyền truy cập hay yêu cầu kiểm soát. Giải pháp phải chạy được với những người sẽ dùng và quản lý nó mỗi ngày.
Bắt đầu từ phòng ban nào?
Nếu bạn đang làm việc, hãy chọn phòng ban mình hiểu rõ nhất. Nhớ lại một việc gần đây bị chậm vì bàn giao thiếu thông tin, gặp trường hợp phát sinh, hoặc không ai biết nó đang ở bước nào.
Nếu bạn là sinh viên, hãy bắt đầu từ một tình huống mình từng trải qua ở trường hoặc trong đồ án nhóm. Bạn có thể thử mô tả ai tham gia, công việc đi qua những bước nào và chỗ nào mọi người phải dừng lại để hỏi nhau.
Đó đã là một case đủ tốt để luyện cách nhìn của Solution Builder.
Bạn chọn HR, Sales, Marketing, Operations hay Finance?
Kể một tình huống cụ thể ở phòng ban bạn hiểu rõ nhất. Bảo sẽ chọn vài case trong bình luận để cùng mọi người phân tích điểm gãy và thử thiết kế cách xử lý.