Một workflow thường đi qua nhiều người hơn bạn nghĩ.
Giả sử bạn được giao làm ứng dụng đăng ký mượn phòng cho câu lạc bộ ở trường.
Chủ nhiệm CLB đưa yêu cầu: “Có form đăng ký, chọn phòng, chọn giờ rồi gửi duyệt là được.”
Bạn dựng form, nối các bước, chạy thử. Mọi thứ có vẻ ổn.
Đến khi đưa vào dùng:
Thành viên hỏi: “Em đổi giờ thì phải đăng ký lại từ đầu à?”
Người duyệt hỏi: “Làm sao biết phòng này đã có CLB khác đặt?”
Người quản trị hỏi: “Chủ nhiệm tốt nghiệp rồi thì ai tiếp quản tài khoản?”
Mỗi câu hỏi mở ra một phần bạn chưa nhìn thấy khi nhận yêu cầu ban đầu.
Bắt đầu bằng một stakeholder map
Stakeholder map là bản xác định những người có liên quan đến giải pháp, điều họ cần và cách bạn sẽ lấy phản hồi từ họ.
Với dự án đầu tiên, bạn có thể bắt đầu từ bốn vai trò sau:
| Vai trò | Trong case mượn phòng | Điều cần làm rõ | Cách lấy phản hồi |
|---|---|---|---|
| Người yêu cầu | Chủ nhiệm CLB muốn gom việc đăng ký về một chỗ | Vấn đề nào cần giải quyết trước? Dựa vào đâu để biết giải pháp có ích? | Hỏi về một lần đăng ký gần đây bị trục trặc và kết quả họ mong muốn |
| Người dùng | Thành viên trực tiếp đăng ký phòng | Họ cần nhập gì, xem gì, sửa gì? Thường gặp khó ở bước nào? | Cho họ thử đăng ký, đổi giờ và hủy một lượt mượn |
| Người duyệt | Cán bộ phụ trách cho phép sử dụng phòng | Cần thông tin nào để quyết định? Xử lý lịch trùng ra sao? | Đưa vài yêu cầu mẫu để họ thử duyệt và giải thích quyết định |
| Người quản trị | Người được giao quản lý ứng dụng và quyền truy cập | Ai cập nhật danh sách phòng, đổi người duyệt, khóa tài khoản cũ? | Cho họ thử thêm phòng và bàn giao quyền khi nhân sự thay đổi |
Một người có thể giữ nhiều vai trò. Bạn vẫn nên hỏi riêng từng phần, vì lúc gửi yêu cầu và lúc quản lý ứng dụng, họ sẽ quan tâm đến những việc khác nhau.
Trong case này, bạn cũng cần kiểm tra xem có ai phụ trách mở cửa, bàn giao hoặc kiểm tra phòng sau khi sử dụng. Nếu có, hãy bổ sung họ vào bản đồ.
Đừng dừng ở câu “Anh/chị cần tính năng gì?”
Người dùng thường dễ kể lại một việc vừa xảy ra hơn là liệt kê đầy đủ yêu cầu cho một ứng dụng chưa tồn tại.
Bạn có thể hỏi:
- “Lần gần nhất việc này bị kẹt là lúc nào?”
- “Khi thiếu thông tin, bạn phải hỏi lại ai?”
- “Bạn cần thấy gì trước khi quyết định?”
- “Nếu người phụ trách nghỉ hoặc đổi vai trò, ai làm tiếp?”
Sau khi có bản chạy thử, hãy đưa cho mỗi người một tình huống cụ thể. Nhờ họ thao tác và quan sát chỗ họ phải dừng lại, đoán hoặc hỏi thêm.
Mẫu dùng cho dự án của bạn
| Người/nhóm liên quan | Vai trò | Việc họ cần hoàn thành | Thông tin hoặc quyền họ cần | Tình huống cần kiểm chứng | Cách lấy phản hồi |
|---|---|---|---|---|---|
| … | … | … | … | … | … |
Trước khi dựng workflow, hãy thử điền bảng này cho một việc bạn quen: đăng ký hoạt động CLB, mượn thiết bị hoặc tổ chức sự kiện.
Trong case mượn phòng, bạn nghĩ ai dễ bị bỏ quên nhất? Nếu chỉ được nói chuyện với một người trước, bạn sẽ chọn ai và hỏi câu gì?