Phân biệt Lookup, Rollup, Formula và Ánh xạ dữ liệu trong hệ thống Cleeksy

[thinh.nguyen.mentor]

Phân biệt Lookup, Rollup, Formula và Ánh xạ dữ liệu trong hệ thống Cleeksy

1. Lookup (Truy xuất dữ liệu tham chiếu)

Định nghĩa: Là phương thức trích xuất và hiển thị dữ liệu của một trường (field) từ Ứng dụng khác sang Ứng dụng hiện tại, dựa trên một điều kiện tham chiếu đã được thiết lập sẵn giữa hai bên.

Bản chất hoạt động: Lookup hoạt động không tạo ra dữ liệu mới ở ứng dụng đích mà chỉ hiển thị dữ liệu từ ứng dụng nguồn. Khi dữ liệu ở nguồn thay đổi, thông tin hiển thị tại trường Lookup sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực.

Mục đích sử dụng: Giúp người dùng có đầy đủ ngữ cảnh thông tin mà không cần phải mở nhiều ứng dụng hoặc nhập liệu trùng lặp.

Ví dụ: Tại App Đơn hàng, bạn thiết lập điều kiện tham chiếu tới App Khách hàng. Bạn dùng Lookup để truy xuất trường Số điện thoại và Hạng thành viên của khách hàng đó hiển thị trực tiếp ngay trên đơn hàng đang xử lý.

2. Rollup

Định nghĩa: Là phương thức thu thập một tập hợp dữ liệu từ nhiều bản ghi ở một Ứng dụng khác (các bản ghi này phải thỏa mãn điều kiện tham chiếu), sau đó áp dụng một phép toán tổng hợp (như Tính tổng, Đếm số lượng, Tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất)

Bản chất hoạt động: Rollup = Điều kiện tham chiếu + Phép tính tổng hợp. Phương thức này nén nhiều luồng dữ liệu liên quan thành một con số hoặc một giá trị thống kê cụ thể.

Mục đích sử dụng: Tự động hóa việc đo lường, tính toán KPI, hoặc xây dựng các chỉ số báo cáo tổng quan từ dữ liệu chi tiết.

Ví dụ: Tại App Khách hàng, bạn thiết lập một trường Rollup có điều kiện tham chiếu sang App Đơn hàng. Hệ thống sẽ gom tất cả các đơn hàng thuộc về khách hàng đó, dùng hàm SUM đối với trường Giá trị đơn để trả về tổng doanh thu mà khách hàng này đã mang lại.

3. Formula (Trường dữ liệu tính toán nội bộ)

Định nghĩa: Là phương thức sinh ra một giá trị dữ liệu mới bằng cách thiết lập các công thức Toán học( +, -,X,/), hàm Logic (If/Else, And/Or), hoặc hàm Xử lý văn bản (Text/Date) áp dụng lên các trường dữ liệu khác ngay trong cùng một Ứng dụng.

Bản chất hoạt động: Quá trình tính toán diễn ra khép kín trong phạm vi của một bản ghi hiện tại. Đầu vào (Input) và Đầu ra (Output) đều nằm trên cùng một ứng dụng. Dữ liệu sẽ tự động tính lại ngay khi các biến số đầu vào thay đổi.

Mục đích sử dụng: Xử lý dữ liệu thô thành dữ liệu có ý nghĩa, tính toán công thức nghiệp vụ tự động hoặc gắn nhãn phân loại.

Ví dụ: * Tính toán: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.

4. Ánh xạ (Data Mapping)

Định nghĩa: Là phương thức chuyển tiếp dữ liệu vật lý từ một trường của Ứng dụng nguồn sang một trường của Ứng dụng đích thông qua cổng kết nối (DBC). Ràng buộc duy nhất: Dữ liệu cần ánh xạ ở hai bên phải có cùng một định dạng (Data Field Type - ví dụ: Text vào Text, Number vào Number, Date vào Date).

Bản chất hoạt động: Khác với Lookup (chỉ hiển thị), Ánh xạ là hành động sao chép và tạo ra dữ liệu thật tại Ứng dụng đích.

Ví dụ: Trong luồng quy trình Tuyển dụng - Nhân sự: Khi hồ sơ ở App Tuyển dụng chuyển sang trạng thái “Đã tiếp nhận”, hệ thống tự động Ánh xạ trường Họ và Tên (Text) và Ngày sinh (Date) sang App Hồ sơ Nhân sự để tự động khởi tạo profile cho nhân viên mới mà HR không cần gõ lại nhưng có thể chỉnh sửa được.

Ví dụ: Ánh xạ thông tin từ app bảng chi tiết Đơn hàng qua app Đóng gói hàng hoá

• Thiết lập thông tin cần ánh xạ:

• Sau đó tiến hành gán đơn hàng cần đóng gói

• Thông tin đơn hàng ở app đơn hàng với hoá đơn OS-2026/04005 đã được ánh xạ sang app Đóng gói hàng hoá

  

Khi nào dùng Ánh xạ (Data Mapping)?

Bạn hãy chọn Ánh xạ khi bài toán nghiệp vụ cần một trong các yếu tố sau:

• Cần lưu lại “lịch sử cố định” tại một thời điểm: Dữ liệu ở App nguồn có thể thay đổi trong tương lai, nhưng dữ liệu ở App đích phải giữ nguyên để làm bằng chứng hoặc phục vụ kế toán/kế hoạch.

  • Ví dụ: Khi duyệt Đơn hàng –> Ánh xạ Giá sản phẩm sang app Đóng gói/Hóa đơn. Nếu ngày mai giá sản phẩm trên App Sản phẩm có tăng lên, thì hóa đơn đã xuất ngày hôm nay vẫn phải giữ nguyên mức giá cũ.

• Cần quyền chỉnh sửa độc lập ở App đích: Dữ liệu mang tính chất “gợi ý điền trước”, nhân sự ở bước sau có quyền sửa đổi cho phù hợp với thực tế mà không làm hỏng dữ liệu gốc.

  • Ví dụ: Như ví dụ Tuyển dụng của bạn, khi chuyển thành Nhân viên chính thức, hệ thống ánh xạ thông tin cá nhân qua. Nhưng sau đó nhân viên đổi Số điện thoại, HR có thể vào sửa trực tiếp ở App Nhân sự mà không làm thay đổi hồ sơ ứng viên lúc phỏng vấn ngày xưa.

• Kích hoạt một quy trình mới độc lập: Khi một hành động ở App A kết thúc, tạo ra một thực thể mới hoàn toàn ở App B cần xử lý tiếp (Ví dụ: Từ Cơ hội bán hàng –> Hợp đồng –> Lệnh sản xuất).

Khi nào dùng Lookup?

Bạn hãy chọn Lookup khi bài toán nghiệp vụ cần các yếu tố sau:

• Cần dữ liệu luôn luôn đúng theo thời gian thực: Bạn chỉ cần hiển thị thông tin để xem thông tin bổ trợ, và thông tin đó bắt buộc phải đồng bộ tuyệt đối với nguồn.

  • Ví dụ: Tại App Đơn hàng, bạn Lookup “Hạng thành viên” (Vip, Kim cương) của Khách hàng. Nếu Khách hàng được thăng hạng trên App Khách hàng, đơn hàng đang xử lý phải lập tức thấy họ đã lên VIP để áp dụng chính sách cho đúng.

• Tránh thừa thãi và nặng hệ thống (Data Redundancy): Bạn không muốn lưu một thông tin lặp đi lặp lại nhiều lần ở nhiều nơi, làm nặng cơ sở dữ liệu và khó quản lý.

  • Ví dụ: Địa chỉ công ty của Khách hàng, Số Tax Code… những thứ này chỉ cần lưu ở App Khách hàng, các app Đơn hàng, app Chăm sóc khách hàng cứ thế dùng Lookup để nhìn sang là đủ.

• Không có nhu cầu chỉnh sửa tại App đích: Nhân sự ở App đích chỉ cần “đọc” thông tin để đưa ra quyết định chứ không có quyền hay nhu cầu sửa thông tin đó.