Khi nào nên trigger tạo NCR - tự động theo defectRate hay cần người quyết định thủ công?

Help & Q&A
1

Chào mọi người, hiện tại mình đang xây dựng Space Sản xuất - dự án nhóm về giải pháp Sản xuất ngành thực phẩm

:pushpin: Bài toán bạn đang giải là gì?

  • Tại App Biên bản công đoạn Sản xuất có field defectRate được tính tự động bằng Formula: defectRate = qtyDefective / qtyReceived × 100
  • Khi defectRate vượt ngưỡng 5%, hệ thống cần tạo NCR sang App 20 Biên bản không phù hợp.
  • Câu hỏi: trigger này nên hoàn toàn tự động hay cần có người ghi nhận xác nhận trước?

:balance_scale: Hai hướng bạn đang cân nhắc?

Hướng 1 - Trigger tự động hoàn toàn

  • Khi defectRate > 5%, automation lập tức tạo NCR sang App 20 mà không cần ai bấm nút. Người ghi nhận chỉ được thông báo sau khi NCR đã tạo.

  • Ưu điểm: Không bỏ sót lỗi, không phụ thuộc vào việc Người ghi nhận có online không, phản ứng nhanh.

  • Nhược điểm: Có thể tạo NCR “rác” - ví dụ Người ghi nhận nhập sai số liệu, defectRate tính ra 10% nhưng thực tế không có vấn đề gì nghiêm trọng. NCR tạo ra rồi phải đóng thủ công, gây nhiễu dữ liệu chất lượng.

Hướng 2 - Trưởng sản xuất xem xét, nếu xác nhận có vấn đề mới bấm đồng ý → hệ thống tạo NCR.

  • Khi defectRate > 5%, hệ thống gửi thông báo và chuyển biên bản sang trạng thái “Chờ xác nhận”. Người ghi nhận xem xét, nếu đồng ý mới bấm xác nhận → hệ thống tạo NCR.

  • Ưu điểm: Lọc được NCR rác do nhập liệu sai, dữ liệu chất lượng sạch hơn.

  • Nhược điểm: Nếu Người ghi nhận bận hoặc bỏ qua thông báo, lỗi thực sự có thể không được ghi nhận kịp thời.

:person_raising_hand: Bạn đang nghiêng về hướng nào và tại sao?

  • Hiện tại mình đang nghiêng về hướng 2, vì Trưởng sản xuất là người có thẩm quyền và đang theo dõi dây chuyền. Một bước xác nhận ngắn của người có chuyên môn sẽ đáng tin hơn một ngưỡng số học cứng nhắc và cũng cần xem xét các trường hợp lỗi không ảnh hưởng quá nhiều.

:red_question_mark: Bạn muốn nghe góc nhìn của mọi người về điều gì?

  • Ngưỡng 5% hiện đang cứng trong automation - có nên cấu hình linh hoạt theo từng sản phẩm không?

Mong mọi người chia sẻ kinh nghiệm về case này ạ :heart_hands:

2

Hi Nhi,
Với 2 hướng thiết kế mà bạn đưa ra, mình lại ưu tiên hướng thiết kế 1 hơn. Vì với huớng thiết kế 2 ngoài việc có thể bị miss thông báo thì còn có rủi ro người trưởng sản xuất không tạo NCR nhằm tránh làm xấu thành tích của đội.
Để cover các rủi ro mà Nhi lo ngại trong thiết kế 1, mình có các hướng giải quyết sau.

  1. Ở bước nhập liệu các thông tin cho Biên bản công đoạn, có thể thiết lập hiển thị đỏ cho field defectRate nếu lớn hơn 5%. Lúc này, trước khi xác nhận hoàn thành bước và tự động tạo NCR thì người nhập liệu đã có thể tự phát hiện ra lỗi gõ nhầm (nếu có) trước khi hệ thống tự động tạo.
  2. Khi Automation sinh ra NCR, trạng thái mặc định của nó là “Chờ phân loại” (Pending Triage / Draft). Trưởng QA hoặc Trưởng SX sẽ vào xem. Nếu nhận ra đây là lỗi gõ nhầm số hoặc lỗi máy đang rốt-đa, họ chỉ cần 1 click chuyển trạng thái NCR đó sang “Hủy bỏ (Sai số liệu / Không áp dụng)”. Việc này giúp NCR đóng lại ngay lập tức mà không cần điền các form điều tra nguyên nhân (Root Cause) phức tạp, giữ cho các báo cáo chất lượng không bị nhiễu.

Ngưỡng 5% hiện đang cứng trong automation - có nên cấu hình linh hoạt theo từng sản phẩm không?

Theo mình, nên để linh hoạt vì mỗi loại sản phẩm sẽ có một ngưỡng chấp nhận khác nhau. Với những sản phẩm có ngưỡng cao hơn như 10-15%, nếu fix cứng hệ thống sẽ spam thông báo liên tục. Với những sản phẩm có ngưỡng thấp hơn như 2-3% thì có thể bỏ lọt lỗi nghiêm trọng.
Hướng thiết kế để ngưỡng defectRate linh hoạt:

  1. Tạo field maxDefectRate: trong app danh mục sản phẩm. Để cover trường hợp mỗi sản phẩm có 1 ngưỡng khác nhau.
  2. Tại App Biên bản Sản xuất, dùng Lookup để dùng lại ngưỡng này ra dựa trên sản phẩm tương ứng.
  3. Tạo Automation, thêm vào điều kiện defectRate > maxDefectRate