Hi mọi người, hôm nay Thịnh sẽ hướng dẫn cách mọi người thiết lập quy trình nghiệp vụ (Workflow) qua chức năng Quy Trình
Giai đoạn 1: Thiết kế và Thiết lập Quy trình (Workflow Builder)
Đây là giai đoạn người quản trị mô hình hóa luồng làm việc thực tế thành sơ đồ trên phần mềm.
-
Truy cập không gian thiết kế:
-
Mở module/ứng dụng cần tạo luồng (ví dụ: Mua sắm, Nhân sự, Phê duyệt tài liệu).
-
Đi đến phần cài đặt/tùy chỉnh của ứng dụng đó và mở tab Quy trình.
-
Hệ thống cung cấp một bảng vẽ (canvas) trống để bạn bắt đầu thiết kế sơ đồ dạng khối (flowchart).
-
-
Khởi tạo các bước xử lý (Nodes):
-
Thêm bước: Kéo thả hoặc bấm thêm các bước mới (Node) vào bảng vẽ. Mỗi bước đại diện cho một công đoạn trong thực tế.
-
Phân loại bước: Chọn loại bước phù hợp (ví dụ: Bước kiểm tra/xử lý thông thường hoặc Bước phê duyệt theo cấp bậc).
-
-
Thiết lập thuộc tính cho từng bước: Tại mỗi bước, bạn cần khai báo các thông số vận hành:
-
Người phụ trách (Assignee): Chỉ định ai hoặc nhóm nào chịu trách nhiệm (có thể gán đích danh hoặc gán theo vai trò/trường thông tin).
-
Thời hạn (SLA): Đặt thời gian quy định phải hoàn thành bước này (ví dụ: 8 giờ, 1 ngày).
-
Ràng buộc (Conditions): Thêm các checklist công việc bắt buộc phải đánh dấu hoàn thành, hoặc yêu cầu điền/khóa các trường dữ liệu trước khi được qua bước tiếp theo.
-
-
Định nghĩa các Kết quả đầu ra (Outcomes) và Rẽ nhánh:
-
Mỗi bước cần có các Kết quả (ví dụ: Đồng ý, Từ chối, Yêu cầu bổ sung).
-
Các Kết quả này chính là các điểm rẽ nhánh của quy trình. Từ mỗi kết quả, bạn kéo một đường nối (connector) chỉ hướng sang bước xử lý tiếp theo hoặc đi đến điểm Kết thúc
-
-
Lưu và Kích hoạt:
- Sau khi hoàn thiện sơ đồ từ điểm Bắt đầu đến các điểm Kết thúc, bạn bật nút Kích hoạt. Từ lúc này, mọi bản ghi (dữ liệu) tạo mới sẽ tự động chạy theo luồng logic này.
Giai đoạn 2: Vận hành và Theo dõi thực tế
Khi quy trình đã được bật, đây là cách người dùng (nhân viên/quản lý) tương tác với nó:
-
Khởi chạy quy trình: Bất cứ khi nào một nhân viên tạo một dữ liệu mới (ví dụ: tạo 1 đơn từ, 1 yêu cầu), hệ thống sẽ tự động bắt đầu quy trình và đẩy trạng thái vào Bước 1.
-
Tiếp nhận và Xử lý:
-
Phần mềm tự động gửi thông báo (Notification) đến người phụ trách của bước hiện tại.
-
Người phụ trách mở bản ghi, vào tab Quy trình để xem yêu cầu.
-
Thực hiện các thao tác: kiểm tra thông tin, tích chọn hoàn thành các công việc bắt buộc (checklist), sau đó click chọn một Kết quả (Đồng ý/Từ chối/…) để đẩy sang bước tiếp theo.
-
-
Theo dõi và Quản trị tập trung:
-
Ở màn hình danh sách tổng, quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của hàng loạt công việc.
-
Góc nhìn linh hoạt: Có thể bật các cột hiển thị “Trạng thái”, “Kết quả xử lý” ở dạng danh sách (List view) hoặc chuyển sang dạng bảng kéo thả (Kanban board) để nhìn rõ từng đầu việc đang nằm ở giai đoạn nào, có bị tắc nghẽn ở đâu hay không.
-
Có thể xem qua video này: Video hướng dẫn thiết lập Workflow trên Cleeksy