GUIDE: Hướng dẫn thiết lập Automation (Tự động hoá) trong Application (Ứng dụng nghiệp vụ) trên Cleeksy DOP

Best Practices
1

Chào các bạn, Thịnh sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập tự động hoá trong ứng dụng nghiệp vụ trên Cleeksy DOP:

Các bước thực hiện sẽ được hướng dẫn như sau:

Giai đoạn 1: Phân tích logic (Thực hiện trên giấy hoặc file nháp)

Đây là bước quan trọng nhất. Trước khi thao tác trên phần mềm, bạn cần trả lời rõ ràng 3 câu hỏi cốt lõi theo nguyên tắc IF - AND - THEN:

  1. Trigger (Sự kiện kích hoạt - IF): Điều gì sẽ “đánh thức” hệ thống làm việc?

    • Ví dụ: Có người điền form, có đơn hàng mới, đúng 8h sáng thứ Hai, hoặc trạng thái công việc bị thay đổi.

  2. Condition (Điều kiện - AND): Dữ liệu cần thỏa mãn tiêu chí gì? Có bao nhiêu trường hợp xảy ra?

    • Ví dụ: Nếu khách ở Hà Nội thì sao? Nếu khách ở TP.HCM thì sao? Nếu là khách VIP thì cần ưu tiên gì không?

  3. Action (Hành động - THEN): Bạn muốn hệ thống tự động làm việc gì thay cho con người?

    • Ví dụ: Gửi email cảm ơn, nhắn tin SMS báo mã OTP, giao việc cho nhân viên A, hoặc đánh dấu hoàn thành.

Giai đoạn 2: Thao tác trên phần mềm (Thiết lập)

Khi đã có bản phác thảo logic rõ ràng ở Giai đoạn 1, bạn tiến hành đưa nó lên hệ thống theo các bước tuần tự:

  • Bước 1: Bắt đầu: Tìm đến mục Automation / Workflow / Tự động hóa trên phần mềm và tạo mới.

  • Bước 2: Khai báo Trigger: Chọn đúng sự kiện khởi tạo hệ thống mà bạn đã xác định.

  • Bước 3: Chia nhánh (nếu có): Thêm các khối điều kiện (Condition) để phân luồng dữ liệu theo các ngã rẽ bạn đã vạch ra.

  • Bước 4: Gắn Hành động: Tại mỗi nhánh điều kiện hoặc ngay sau Trigger, thêm các khối hành động (Action) tương ứng.

  • Bước 5: Đặt tên: Đặt một cái tên thật rõ ràng, bao gồm cả mục đích của luồng để sau này dễ quản lý (Ví dụ: [Tự động] Gửi Email khi khách đăng ký mới).

Giai đoạn 3: Kiểm thử và Vận hành (Bắt buộc)

Tuyệt đối không nên để hệ thống chạy thật ngay lập tức mà chưa qua kiểm tra.

  • Chạy thử (Test): Tự tạo một dữ liệu giả (ví dụ: tự đặt một đơn hàng test) đóng vai trò làm Trigger để xem hệ thống có nhận diện và chạy đúng đến bước Action cuối cùng như bạn mong muốn hay không.

  • Kích hoạt (Publish/Turn On): Sau khi chắc chắn luồng chạy đúng, bạn mới bật nút kích hoạt để áp dụng cho dữ liệu thực tế.

  • Theo dõi lịch sử: Thường xuyên kiểm tra nhật ký chạy tự động (Run history) trong những ngày đầu để xem có lỗi phát sinh ngoài dự kiến không.

Các bạn có thể tham khảo qua video sau đây: Video hướng dẫn thiết lập Automation trên Cleeksy

3 Likes