Đơn giá dự toán trên WBS nên luôn lấy từ Dự toán hay cho phép nhập tay đối với hạng mục phát sinh?

Help & Q&A
1

Hiii mọi người :waving_hand:

Hiện tại mình đang thiết kế App Hạng mục công việc (WBS) trong giải pháp quản lý dự án xây dựng.

:pushpin: Bài toán mình đang giải là gì?

Theo tài liệu, trường Đơn giá dự toán trên WBS sẽ được mapping từ App Dự toán khi tạo dự án. Tuy nhiên mình đang băn khoăn về trường hợp phát sinh các hạng mục mới trong quá trình thực hiện dự án mà không có trong dự toán ban đầu.

:balance_scale: Hai hướng mình đang cân nhắc

Phương án 1: Đơn giá dự toán trên WBS luôn lấy từ App Dự toán.

  • Mỗi WBS phải liên kết với một hạng mục trong Dự toán.

  • Không cho phép nhập tay đơn giá trên WBS.

Phương án 2: Cho phép nhập tay đối với hạng mục phát sinh.

  • Nếu WBS được tạo từ Dự toán thì đơn giá được lấy tự động.

  • Nếu là hạng mục phát sinh ngoài Dự toán thì người dùng có thể nhập đơn giá trực tiếp trên WBS.

:person_raising_hand: Mình đang nghiêng về phương án 2

Vì mình nghĩ trong thực tế thi công có thể xuất hiện các công việc phát sinh ngoài phạm vi dự toán ban đầu, và việc cho phép ghi nhận ngay trên WBS sẽ linh hoạt hơn.

:red_question_mark: Mình muốn tham khảo thêm ý kiến của mọi người

  • Trong thực tế, WBS có nên cho phép tồn tại các hạng mục không nằm trong Dự toán không?

  • Nếu có hạng mục phát sinh thì đơn giá dự toán thường được quản lý như thế nào?

  • Có nên bắt buộc cập nhật Dự toán trước khi tạo WBS phát sinh hay cho phép xử lý trực tiếp trên WBS?

Mong nhận được góc nhìn và kinh nghiệm từ mọi người. Cảm ơn mọi người nhiều ạ :folded_hands:

2

1. Trả lời 3 câu hỏi cốt lõi của bạn

Trong thực tế, WBS có nên tồn tại các hạng mục không nằm trong Dự toán ban đầu?

Có, chắc chắn có. Trong xây dựng, việc phát sinh (Change Order) do thay đổi thiết kế, yêu cầu của Chủ đầu tư, hoặc điều kiện địa chất thực tế là điều không thể tránh khỏi. WBS đại diện cho phạm vi công việc thực tế phải làm, nên nó phải phản ánh đúng những gì đang diễn ra trên công trường, kể cả các hạng mục phát sinh.

Nếu có hạng mục phát sinh, đơn giá dự toán thường được quản lý như thế nào?

Đơn giá của hạng mục phát sinh không bao giờ được “tự ý bốc bừa” mà thường được quản lý theo 3 cách:

  • Áp giá tương đương: Lấy từ một hạng mục có tính chất tương tự đã có trong dự toán gốc.

  • Chiết tính mới: Lập một bài toán dự toán mini (vật liệu, nhân công, máy thi công) cho riêng hạng mục đó dựa trên định mức nhà nước hoặc định mức doanh nghiệp.

  • Giá tạm tính (Provisional): Thừa nhận một mức giá tạm thời để chạy tiến độ, sau đó bên Kinh tế thị trường (QS) hoặc Kiểm soát chi phí (Cost Control) sẽ duyệt giá chính thức sau.

Có nên bắt buộc cập nhật Dự toán trước khi tạo WBS phát sinh?

  • Bắt buộc cập nhật trước (Thiên về Phương án 1): Quá cứng nhắc. Thực tế trên công trường, nhiều khi phải đổ bê tông xử lý sự cố ngay trong ngày, nếu đợi phòng Kế hoạch - Dự toán làm thủ tục duyệt file dự toán bổ sung mất 3 ngày thì dự án chết đứng.

  • Cho xử lý trực tiếp trên WBS (Thiên về Phương án 2): Quá rủi ro. Kỹ sư hiện trường có thể nhập bừa một con số để chạy App, dẫn đến lệch pha dữ liệu nghiêm trọng giữa phòng Kế hoạch (App Dự toán) và Hiện trường (App WBS). Lúc nghiệm thu, thanh toán sẽ “vỡ trận” vì không biết đơn giá này ở đâu ra, ai phê duyệt.

2. Phân tích 2 phương án đang cân nhắc

Tiêu chí Phương án 1 (Strict) Phương án 2 (Flexible)
Ưu điểm Dữ liệu tài chính chuẩn chỉnh 100%. Kiểm soát chặt chẽ chi phí, không sợ phát sinh dữ liệu rác. Cực kỳ linh hoạt, kỹ sư hiện trường không bị nghẽn thắt nút cổ chai (bottleneck) khi có việc gấp.
Nhược điểm Trải nghiệm người dùng (UX) rất ức chế. Quy trình bị chậm, không thực tế với tốc độ công trường. Dữ liệu dễ bị rác. Lệch baseline chi phí, mất kiểm soát dòng tiền, khó làm báo cáo Variance (Chênh lệch).

Để vừa đạt được sự linh hoạt của Phương án 2, vừa giữ được tính kỷ luật của Phương án 1, bạn có thể thiết kế theo hướng Cho phép tạo trước - Kiểm soát trạng thái. Cụ thể:

  • Bước 1: Cho phép tạo WBS phát sinh trực tiếp. Kỹ sư được tạo hạng mục mới trên WBS để chạy tiến độ.

  • Bước 2: Quản lý loại Đơn giá (Price Type). Trường đơn giá trên WBS lúc này sẽ có 2 chế độ:

    • Loại 1: Đơn giá từ Dự toán (Auto-mapping) → Khóa không cho sửa.

    • Loại 2: Đơn giá Phát sinh (Tạm tính) → Cho phép nhập tay, nhưng hệ thống sẽ bắt buộc gắn nhãn (Flag) là “Chưa phê duyệt” hoặc “Tạm tính”.

  • Bước 3: Workflow liên kết ngược (Reverse Linkage). Khi một WBS phát sinh được tạo với đơn giá nhập tay, hệ thống sẽ tự động đẩy một yêu cầu (hoặc một bản ghi Draft) sang App Dự toán dưới dạng “Đề xuất dự toán bổ sung”.

  • Bước 4: Chặn nghiệm thu/thanh toán. Bạn cho phép chạy tiến độ trên WBS đó, nhưng khóa chức năng nghiệm thu khối lượng hoặc thanh toán cho đến khi phòng Dự toán phê duyệt/hợp thức hóa đơn giá đó bên App Dự toán. Khi bên Dự toán duyệt, trạng thái WBS chuyển thành “Đã phê duyệt” và khóa cứng đơn giá lại.

Cách tiếp cận này giúp kỹ sư hiện trường không bị block công việc, mà Giám đốc dự án hay Cost Control nhìn vào hệ thống vẫn biết rõ: Dự án đang có các hạng mục phát sinh ngoài tầm kiểm soát, tổng giá trị tạm tính là từng này, cần phải xử lý gấp