Automation tự động xác định người phê duyệt theo hạn mức:

Show & Tell
1

Dạ em chào các anh/chị.
Trong quá trình xây dựng giải pháp ERP cho doanh nghiệp xây dựng trên Cleeksy, em có xây dựng một automation tự động xác định người phê duyệt theo hạn mức chi tiêu (Approval Assignment by Amount).

Thay vì nhân viên phải tự lựa chọn người phê duyệt hoặc ghi nhớ quy định phê duyệt của doanh nghiệp, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Tổng sau thuế của Đơn mua hàng (PO) ngay khi bản ghi được tạo và gán đúng người có thẩm quyền phê duyệt.

Ở giải pháp của nhóm em, automation được cấu hình theo các mức giá trị:

  • Đơn hàng ≤ 10 triệu đồng → tự động gán cho PM

  • Đơn hàng > 10 triệu đến 100 triệu đồng → tự động gán cho giám đốc

  • Đơn hàng > 100 triệu đồng → tự động gán cho ban giám đốc
    Nhờ đó toàn bộ quy trình phê duyệt được thực hiện đúng quy định mà không cần thao tác lựa chọn thủ công.

    image
    image1217×923 64 KB

Bài toán doanh nghiệp giải quyết

Ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xây dựng, mỗi khoản chi sẽ có một cấp phê duyệt khác nhau tùy theo giá trị đơn hàng. Nếu thực hiện thủ công, nhân viên rất dễ gửi sai người phê duyệt hoặc bỏ sót quy trình, dẫn đến chậm tiến độ xử lý.

Automation này giúp hệ thống tự động xác định đúng người có thẩm quyền ngay từ đầu, đảm bảo quy trình phê duyệt luôn tuân thủ quy định của doanh nghiệp.

Ngoài Đơn mua hàng, công thức này còn có thể áp dụng cho nhiều nghiệp vụ khác như:

  • Đề nghị thanh toán.

  • Phiếu chi.

  • Đề nghị tạm ứng.

  • Yêu cầu mua hàng.

  • Các biểu mẫu cần phê duyệt theo hạn mức.

Vì sao em nghĩ nó đáng để người khác thử?

Điểm em thích nhất là tính tái sử dụng rất cao. Chỉ cần thay đổi điều kiện về hạn mức và danh sách người phê duyệt, cùng một automation có thể áp dụng cho rất nhiều quy trình khác nhau mà không cần xây dựng lại.

Nhờ đó doanh nghiệp có thể:

  • Giảm thao tác lựa chọn người phê duyệt thủ công.

  • Hạn chế gửi sai cấp phê duyệt.

  • Chuẩn hóa quy trình theo quy định nội bộ.

  • Dễ mở rộng khi thay đổi hạn mức hoặc cơ cấu tổ chức.

Đối với em, giá trị lớn nhất của automation này không chỉ là tự động gán người phê duyệt, mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình phê duyệt theo hạn mức, giảm sai sót và đảm bảo mọi hồ sơ luôn được chuyển đúng người, đúng thời điểm.

2 Likes