Trong quá trình xây dựng giải pháp ERP cho doanh nghiệp xây dựng trên Cleeksy, mình có xây dựng một automation tự động gửi Email theo sự kiện (Event-driven Email Notification).
Thay vì người dùng phải gửi email thủ công sau mỗi lần phê duyệt hoặc cập nhật trạng thái, hệ thống sẽ tự động kích hoạt workflow khi một điều kiện được đáp ứng. Nội dung email được lấy trực tiếp từ dữ liệu của hệ thống và gửi đến đúng người phụ trách.
Ở giải pháp của mình, automation được áp dụng khi phiếu mua hàng được phê duyệt. Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái đơn hàng sang “Đã duyệt”, đồng thời gửi email đến Thủ kho kèm mã đơn hàng và ngày giao hàng dự kiến để chuẩn bị tiếp nhận hàng.
Bài toán doanh nghiệp giải quyết
Ở nhiều doanh nghiệp, thông tin sau khi phê duyệt thường được truyền đạt qua Email, Zalo hoặc trao đổi trực tiếp. Khi số lượng công việc tăng lên, việc thông báo thủ công dễ làm chậm quá trình phối hợp giữa các phòng ban.
Automation này giúp thông tin được gửi ngay khi có sự kiện phát sinh, đảm bảo người liên quan luôn nhận được thông báo kịp thời.
Ngoài bài toán nhập kho, công thức này còn có thể áp dụng cho nhiều nghiệp vụ khác như:
-
Thông báo giao việc.
-
Thông báo hoàn thành hoặc từ chối hồ sơ.
-
Thông báo thay đổi trạng thái quy trình.
-
Thông báo sau khi phê duyệt yêu cầu hoặc hợp đồng.
-
Nhắc xử lý công việc sắp đến hạn.
Vì sao mình nghĩ nó đáng để người khác thử?
Điểm mình thích nhất là khả năng tái sử dụng. Chỉ cần thay đổi điều kiện kích hoạt, người nhận và nội dung email, cùng một automation có thể áp dụng cho rất nhiều quy trình khác nhau mà không cần xây dựng lại từ đầu.
Nhờ đó doanh nghiệp có thể:
-
Giảm thao tác gửi thông báo thủ công.
-
Đảm bảo thông tin được truyền đúng người, đúng thời điểm.
-
Tăng tốc độ phối hợp giữa các phòng ban.
-
Dễ mở rộng khi phát sinh thêm quy trình nghiệp vụ mới.
Đối với mình, giá trị lớn nhất của automation này không nằm ở việc gửi Email, mà ở việc chuẩn hóa cách doanh nghiệp phản hồi với các sự kiện trong quy trình, giúp mọi bên liên quan luôn nhận được thông tin một cách tự động và nhất quán.