Trong công việc, có nhiều điều đáng cải tiến: nhập lại dữ liệu, tìm tài liệu, hỏi tiến độ, chờ bàn giao hoặc sửa những lỗi lặp lại.
Khi thời gian và nguồn lực có hạn, team cần chọn một điểm bắt đầu. Việc vừa khiến mọi người khó chịu có thể được chú ý đầu tiên, trong khi những thao tác thừa hằng ngày lại dễ bị bỏ qua vì ai cũng đã quen.
Để lựa chọn có cơ sở, bạn có thể đánh giá từng vấn đề qua tần suất, tác động, độ rõ và khả năng thử.
1. Tần suất: Vấn đề lặp lại thường xuyên đến đâu?
Một thao tác mất vài phút có thể khiến cả team tốn nhiều thời gian nếu lặp lại mỗi ngày.
Hãy quan sát trong một khoảng thời gian cụ thể:
- Vấn đề xảy ra bao nhiêu lần?
- Có bao nhiêu người gặp phải?
- Mỗi lần mất khoảng bao lâu?
Ví dụ, việc nhập cùng một thông tin vào ba bảng có thể trông khá nhỏ khi nhìn từng hồ sơ. Khi tổng hợp số hồ sơ cả tuần, bạn sẽ thấy rõ hơn thời gian team đang bỏ ra.
2. Tác động: Vấn đề gây ra hệ quả gì?
Tần suất cần được xem cùng tác động. Một lỗi hiếm gặp vẫn có thể khiến khách hàng chờ lâu, trễ cam kết hoặc phát sinh chi phí lớn.
Hãy mô tả hệ quả cụ thể: mất thời gian, phải làm lại, đồng nghiệp bị chặn ở bước tiếp theo hay khách hàng nhận thông tin sai.
Câu “Team phải đối chiếu lại dữ liệu trước khi gửi báo cáo” sẽ giúp mọi người đánh giá rõ hơn câu “Cách làm này hơi bất tiện”.
3. Độ rõ: Team đã hiểu vấn đề đến đâu?
Trước khi đề xuất giải pháp, hãy xác định:
- Vướng mắc nằm ở bước nào?
- Ai tham gia và cần thông tin gì?
- Những trường hợp nào thường phát sinh?
- Kết quả nào cần được cải thiện?
“Team cần làm việc nhanh hơn” còn quá rộng. “Team phải nhập lại thông tin khách hàng khi chuyển hồ sơ sang bộ phận xử lý” đã đủ cụ thể để bắt đầu tìm hiểu.
Nếu độ rõ còn thấp, bước tiếp theo là quan sát vài trường hợp và trao đổi với người trực tiếp làm việc.
4. Khả năng thử: Có thể kiểm chứng cách cải tiến ở phạm vi nhỏ không?
Một phương án sẽ dễ được kiểm chứng hơn khi có phạm vi thử rõ ràng, người phụ trách và cách đo kết quả.
Với vấn đề nhập liệu, team có thể chọn một loại hồ sơ, thử một điểm nhập chung với một nhóm nhỏ, rồi theo dõi thời gian xử lý và số lần phải sửa thông tin.
Nếu phương án còn phụ thuộc vào nhiều bộ phận, hãy xem có thể thu hẹp phần thử hoặc giải quyết phụ thuộc nào trước.
Bảng đánh giá tham khảo
Bạn có thể dùng thang 1–3 dưới đây để trao đổi với team. Đây là bảng tự đánh giá tham khảo; các mức có thể điều chỉnh theo công việc thực tế.
| Tiêu chí | 1 điểm | 2 điểm | 3 điểm |
|---|---|---|---|
| Tần suất | Khoảng mỗi tháng hoặc ít hơn | Hằng tuần | Hằng ngày |
| Tác động | Bất tiện nhỏ cho một người | Mất thời gian, làm lại hoặc khiến đồng nghiệp chờ | Ảnh hưởng đáng kể đến khách hàng, tiến độ hoặc chi phí |
| Độ rõ | Chưa xác định được bước bị vướng | Biết bước bị vướng, còn thiếu thông tin | Rõ bước, người liên quan và kết quả cần cải thiện |
| Khả năng thử | Nhiều phụ thuộc, chưa thể thử | Cần thống nhất thêm người hoặc nguồn lực | Có phạm vi nhỏ, người phụ trách và cách đo |
Các mức điểm dùng để hỗ trợ thảo luận và có thể điều chỉnh theo thực tế của team.
Ví dụ minh họa
| Vấn đề | Tần suất | Tác động | Độ rõ | Khả năng thử | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|
| Chỉnh căn lề tài liệu nội bộ mỗi tháng, ảnh hưởng nhỏ | 1 | 1 | 3 | 3 | 8/12 |
| Nhập lại thông tin mỗi ngày, mất thời gian và phải đối chiếu | 3 | 2 | 3 | 3 | 11/12 |
Điểm trong ví dụ là giả định.
Ở tình huống này, việc nhập liệu là điểm bắt đầu đáng cân nhắc. Tổng điểm giúp team so sánh, nhưng vẫn cần xem riêng những vấn đề có hệ quả nghiêm trọng dù ít xảy ra.
Với Solution Builder, lựa chọn bài toán là bước đầu trước khi thiết kế dữ liệu, form hay workflow. Bốn tiêu chí giúp xác định việc đáng làm và những thông tin còn cần bổ sung để bắt đầu.
5. Từ điểm số đến một việc có thể làm ngay
Với vấn đề nhập liệu, hãy chọn một loại thông tin đang bị nhập lại, xác định ai tạo và ai sử dụng. Sau đó, thử một điểm nhập chung cho một nhóm nhỏ trong một tuần.
Trước và sau khi thử, ghi lại:
- Thời gian xử lý mỗi hồ sơ.
- Số lần phải nhập lại hoặc sửa thông tin.
- Những bước còn khiến người dùng phải quay về cách cũ.
Nếu độ rõ thấp, hãy quan sát thêm vài trường hợp và hỏi người trực tiếp làm việc. Nếu khả năng thử thấp, hãy thu hẹp phạm vi hoặc làm rõ phụ thuộc trước.
Với Solution Builder, đây là một bước trước khi thiết kế form hay workflow: chọn bài toán đủ đáng làm, hiểu rõ và có thể kiểm chứng.
6. Bảng để bạn tự điền
| Vấn đề cụ thể | Tần suất | Tác động | Độ rõ | Khả năng thử | Bằng chứng / bước tiếp theo |
|---|---|---|---|---|---|
| … | …/3 | …/3 | …/3 | …/3 | … |
| … | …/3 | …/3 | …/3 | …/3 | … |
| … | …/3 | …/3 | …/3 | …/3 | … |
Chọn một vấn đề trong công việc và thử chấm bốn tiêu chí.
Bạn có thể bình luận theo mẫu: “Vấn đề: … | Tần suất: … | Tác động: … | Độ rõ: … | Khả năng thử: …”
Tiêu chí nào khiến bạn phải tìm hiểu thêm trước khi quyết định?