Bạn đã bao giờ đi thực tập và thấy một team đang lấy dữ liệu từ form, copy sang Excel rồi nhắn từng người để hỏi trạng thái chưa?
Mọi người có thể đã quen với cách làm đó. Riêng bạn lại nghĩ:
-
“Có thể gom dữ liệu về một chỗ không?”
-
“Khi trạng thái thay đổi, hệ thống tự thông báo được không?”
Nếu những câu hỏi như vậy thường bật ra trong đầu, bạn có thể đang sở hữu một vài phản xạ gần với Solution Builder.
Solution Builder là người nhìn vào cách công việc đang diễn ra, tìm điểm kẹt, làm rõ quy trình, dữ liệu, vai trò và quy tắc, rồi dùng công nghệ phù hợp để xây giải pháp có thể sử dụng và tiếp tục cải tiến.
1. Bạn hay nhìn thấy những bước đang làm tốn công
Một biểu mẫu đã có đủ thông tin nhưng vẫn phải nhập lại vào Excel.
Một yêu cầu đã được duyệt nhưng vẫn cần nhắn riêng cho người xử lý tiếp.
Một báo cáo tuần nào cũng được tổng hợp bằng tay.
Khi gặp những việc này, bạn thường tự hỏi vì sao team vẫn phải làm như vậy và liệu có cách gọn hơn không.
Khả năng nhận ra ma sát trong công việc là điểm khởi đầu quan trọng khi xây giải pháp. Tiếp theo, bạn cần tìm hiểu vì sao công đoạn đó tồn tại và nó đang tiêu tốn bao nhiêu thời gian.
2. Bạn thường muốn biết ai đang làm bước nào
Trong một đồ án nhóm hoặc quy trình công việc, bạn khó chịu khi mọi người chỉ nói chung chung rằng:
“Việc đang được xử lý.”
Bạn muốn biết rõ:
-
Trạng thái hiện tại là gì?
-
Ai đang phụ trách?
-
Khi nào việc được chuyển bước?
-
Bao lâu thì cần nhắc?
Phản xạ nhìn công việc qua vai trò, trạng thái và điều kiện chuyển bước rất gần với cách một Solution Builder thiết kế workflow.
3. Bạn thấy dữ liệu rời rạc và nhập lặp là một vấn đề
Thông tin khách hàng nằm trong form.
Lịch sử trao đổi nằm trong chat.
Trạng thái nằm trong Excel.
Tài liệu lại ở một thư mục khác.
Bạn nhận ra team đang mất thời gian tìm kiếm, đối chiếu và nhập lại cùng một dữ liệu.
Solution Builder cần nhìn thấy mối liên hệ giữa các nguồn dữ liệu, xác định đâu là thông tin gốc và thiết kế cách dữ liệu được cập nhật xuyên suốt quy trình.
4. Bạn hay hỏi về những trường hợp phát sinh
Một quy trình nhìn trên sơ đồ có thể rất đẹp. Đến lúc sử dụng lại xuất hiện đủ tình huống:
-
Người duyệt nghỉ.
-
Hồ sơ thiếu thông tin.
-
Yêu cầu bị trả lại.
-
Một số trường hợp cần bỏ qua một bước.
-
Người phụ trách thay đổi giữa chừng.
Nếu thường hỏi thêm “Nếu chuyện này xảy ra thì sao?”, bạn đang có thói quen nghĩ đến những trường hợp không được như ý muốn.
Thói quen này giúp giải pháp bám sát công việc thực tế và giảm cảnh người dùng phải quay lại chat để xử lý thủ công.
5. Bạn hay nghĩ đến cách tự động hoá thay vì nhắc tay
Khi một việc cứ lặp lại mỗi ngày/tuần (nhắc deadline, cập nhật trạng thái, gửi thông báo, chuyển bước sau khi đủ điều kiện), bạn thường nghĩ:
-
“Có rule nào để tự chạy không?”
-
“Có thể đặt điều kiện để hệ thống tự chuyển bước không?”
-
“Có cách nào để người liên quan nhận thông báo đúng lúc mà mình không phải ping từng người không?”
Phản xạ này rất gần với cách Solution Builder thiết kế workflow: giảm thao tác thủ công, giảm “nhắc lại”, và làm cho quy trình chạy ổn định dù người phụ trách có thay đổi.
Có những dấu hiệu này thì nên bắt đầu thế nào?
Danh sách trên không thay thế một bài đánh giá nghề nghiệp. Nó giúp bạn nhận ra mình có nền tảng phù hợp để thử sức hay không.
Hãy chọn một quy trình nhỏ đang khiến bạn hoặc đội nhóm mất thời gian, chẳng hạn:
-
Đăng ký sự kiện.
-
Theo dõi ứng viên.
-
Xin nghỉ phép.
-
Phê duyệt đề xuất.
-
Theo dõi tiến độ đồ án nhóm.
Sau đó, ghi lại năm thông tin:
-
Công việc bắt đầu khi nào?
-
Những ai tham gia?
-
Các bước đang diễn ra thế nào?
-
Dữ liệu nào được tạo ra hoặc chuyển tiếp?
-
Điểm nào khiến mọi người phải chờ, hỏi lại hoặc nhập lại?
Chọn đúng một điểm để cải thiện và dựng một phiên bản nhỏ.
Quá trình quan sát, làm rõ, xây thử và sửa tiếp sẽ giúp bạn hiểu mình có thực sự hứng thú với vai trò Solution Builder hay không.
Bạn thấy mình giống dấu hiệu nào nhất? Hãy để lại số từ 1 đến 5 và chia sẻ một quy trình bạn từng muốn làm gọn hơn ở bài viết này nhé.